- De manera conjunta el Archivo General del Estado, el IZAI y la Secretaría de la Función Pública realizaron una jornada de capacitación.
Redacción
Zacatecas.- Con el objetivo de dar cumplimiento a la Ley de Archivos del Estado de Zacatecas, el Archivo General del Estado, el Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IZAI) y la Secretaría de la Función Pública, llevaron a cabo una jornada de reuniones de socialización con los titulares de las dependencias del Poder Ejecutivo.
La Comisionada Fabiola Torres Rodríguez, representante del IZAI en el Consejo Estatal de Archivos, explicó que en el Sistema Nacional de Transparencia, del que también forman parte los Comisionados Samuel Montoya Álvarez y Julieta del Río Venegas, existe una Comisión de Archivos en la que con la colaboración del Archivo General de la Nación (AGN), se establecen lineamientos para la implementación de la Ley.
Por lo que, durante tres jornadas realizadas del 3 al 5 de marzo, se reunió a titulares de las secretarías, organismos descentralizados e instituciones académicas que forman parte de Gobierno del Estado, con el objetivo de plantearles las nuevas responsabilidades que confiere la Ley de Archivos para todos los sujetos obligados del estado y enfatizar la importancia de que, a la brevedad, se comience a trabajar en organizar el archivo de cada instancia.
Torres Rodríguez, destacó que una buena calidad en los archivos garantiza que los ciudadanos puedan ejercer su derecho de acceso a la información, pues disminuirá las declaraciones de existencia de documentos y registros.
Resaltó la importancia de que cada institución pública implemente un Sistema de Gestión Documental, “Los archivos son la mejor forma para dejar constancia de una buena administración pública al frente de cualquier institución” afirmó.
Agregó que los servidores públicos deben tener, por ley, un respaldo institucional para su resguardo, ya que sin archivos no hay transparencia y, la responsabilidad del buen funcionamiento recae en la máxima autoridad.
Durante la sensibilización, la Directora del Archivo General del Estado, Mercedes De Vega Armijo, puntualizó la importancia de los archivos en la administración pública, destacó que la calidad de la gestión documental, es un reflejo de la calidad de una institución.
Para cumplir con la Ley de Archivos, cada sujeto obligado deberá organizar y administrar de manera homogénea sus archivos, establecer y operar un Sistema Institucional mediante el nombramiento de un coordinador de archivos, e inscribirse en el Registro Estatal de Archivos.
Así mismo, cada dependencia deberá destinar espacios, equipo e infraestructura para resguardar el archivo, y racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos. Para garantizar que el archivo sea funcional, también deberá contar con los instrumentos de control y consulta archivística.
“La falta de archivos propicia desorden, falta de legalidad y corrupción, a esto obedece la escasez de una cultura de la legalidad” aseveró De Vega, y agregó que la esencia del país está concentrada en los archivos históricos y en la documentación que se genera día con día desde cada una de las instituciones.
Por parte de la Secretaría de la Función Pública, se resaltó la importancia de tener archivos bien organizados en cada entidad, ya que esto facilita las acciones de vigilancia y verificación.
Finalmente, se resolvieron las dudas de los funcionarios respecto al perfil que deben tener los coordinadores de archivos y se hizo un llamado a que antes del próximo 20 de marzo los titulares emitan los nombramientos a quienes serán los encargados de la gestión documental en cada institución, y se notifique al Archivo General del Estado, para dar paso a una etapa de capacitación.
Por último cabe señalar que, desde el Consejo del Sistema Nacional de Transparencia, integrado por el AGN, el INAI, los Organismos Garantes de las Entidades Federativas, la Auditoría Superior de la Federación y el Instituto Nacional de Estadística y Geografía se establecen los lineamientos y las medidas para la correcta implementación de la normativa en materia de archivos.